Fælles sekretariat (backbone)

Fællessekretariatet forbinder, støtter og fastholder alle de forskellige aktører og dele af initiativet om en samlet og fælles vision og opgave. På engelsk kaldes fællessekretariatet for backbone, fordi det er rygraden i collective impact-initiativet.

 
Ænder 5.jpeg

Fællessekretariatet (backbone-sekretariatet) støtter den overordnede strategi, koordinerer og styrer de daglige opgaver og implementeringen af initiativet. Sekretariatet arbejder blandt andet for at skabe engagement og involvering af interessenter, står for kommunikationen og for indsamling og analyse af data mv.

De mange opgaver skifter karakter igennem collective impact-initiativets levetid. I begyndelsen vil opgaven meget handle om at inddrage og engagere aktører og medvirke til at få etableret en fælles dagsorden for initiativet. Senere vil hovedopgaven og fokus være at sikre, at strategien implementeres i praksis – og at være understøttende og koordinerende for styregruppe, arbejdsgruppe og partnere. 

Hvordan etableres et fælles sekretariat?

Det fælles sekretariat varetager en række understøttende opgaver for initiativet. Der er forskellige mulige modeller for, hvordan et fællessekretariatet etableres og forankres:

Et sekretariat kan etableres på mange forskellige måder, og processen kan være mere eller mindre åben afhængigt af, hvordan hele forløbet omkring initiativet har været.

  • En kreds af initiativtagere kan fx blive enige om at forsøge at scanne feltet for at identificere aktører, der kunne varetage opgaven, og forskellige organisationer og aktører kan ’ansøge’ eller ’stille op’ i en åben beslutningsproces.

  • En kreds af initiativtagere kan udpege et fælles sekretariat (eller beslutte at oprette et) og ansætte de medarbejdere, som skal varetage opgaven. I dette tilfælde kan et fælles sekretariatet få en større opgave med at bidrage til at finde og engagere aktørerne, der skal indgå i initiativet (styregruppe mv.).

  • I nogle tilfælde kan sekretariatet med fordel bestå af en allerede eksisterende organisation, som udpeges til at fungere som sekretariat. Det kan være en organisation, som nyder bred anerkendelse på et område og blandt aktørerne på feltet, og som har kapaciteten til at varetage opgaven. Det kan være en frivillig organisation (NGO), en offentlig instans, en fond eller en privat virksomhed. Et boligselskab kunne også varetage opgaven, hvis et initiativ fx handler om at håndtere meget komplekse udfordringer i et boligområde. Endelig er det muligt at funktionen som fælles sekretariat deles af flere organisationer.

  • Det fælles sekretariatet kan etableres som en enhed, der oprettes specielt til at varetage opgaven. Her afsættes fx midler til rekruttering af leder og medarbejdere, og der etableres en infrastruktur omkring sekretariatet. Dette er oplagt, hvis der ikke findes en organisation på feltet, som kan eller vil optage sig opgaven. Det fælles sekretariat kan ansætte medarbejdere, - eller de organisationer, der er med i initiativet, kan udlåne medarbejdere til sekretariatet. Det er vigtigt, at det er tydeligt, hvordan enheden er forankret, og hvem sekretariatet og medarbejderne refererer til.

Opgaver for det fælles sekretariatet

Det fælles sekretariat har ansvar for en række opgaver, der skifter karakter i takt med, at collective impact-initiativet udvikler sig:


Sikre inddragelse og brug af bedst mulige viden

  • Medvirke til etablering af bedst mulige vidensgrundlag om den problemstilling og den målgruppe, som initiativet omhandler

  • Medvirke til nedsættelse af ekspertpanel og sikre løbende inddragelse af dette ift. udviklingen af initiativets strategier.

  • Medvirke til at bringe vidensgrundlaget i spil i relevante fora, møder mv. for at sikre så kvalificeret et datagrundlag som muligt

Medvirke til netværksdannelse, videndeling og koordinering på tværs

  • Opdyrke og etablere tætte relationer med styregruppemedlemmer, arbejdsgruppemedlemmer og andre nøgleinteressenter .

  • Støtte udviklingen af relationer på tværs mellem styregruppemedlemmer, nøgleaktører, interessenter, målgruppen mv.

  • Opfordre til og understøtte deling af gode erfaringer og god praksis mellem styregruppemedlemmer, arbejdsgrupper og andre aktører.

  • Medvirke til at identificere potentielle lavthængende frugter, hvor styregruppen/initiativet kan handle for at fremme et ønsket mål

Fremdrift, styring og facilitering

  • Sikre at der sker fremdrift i initiativets grupper, indsatser mv. i overensstemmelse med den overordnede tidsplan.

  • Identificere og rejse de spørgsmål/forhold, som skal drøftes og besluttes af styregruppen/arbejdsgrupper.

  • Medvirke til udvikling af dagsordener til styregruppemøder og andre møder.

  • Udarbejde materialer til brug for styregruppemøder og andre møder.

  • Medvirke til at planlægge, facilitere og følge op på styregruppemøder, arbejdsgruppemøder mv.

  • Ansvarlig for logistikken omkring møder i styregrupper og arbejdsgrupper.

  • Sikre at arbejdsgrupper melder tilbage og præsenterer opdateringer til styregruppen, når det er relevant .

  • Udarbejde referater fra møder og identificere de relevante næste skridt

Kommunikation og inddragelse

  • Sikre inddragelse og engagement af målgruppe og lokalsamfund .

  • Facilitere og sikre kommunikationen mellem styregruppe og arbejdsgrupper (og arbejdsgrupperne imellem) for at sikre at udfordringer bliver taget op og delt på tværs .

  • Udvikle eksternt kommunikationsmateriale og en kommunikationsplan .

  • Koordinere med andre større initiativer i kommune/lokalsamfund for at sikre fælles retning i strategier og handlinger (og minimere unødvendige overlap med eksisterende indsatser)

Etablere, styre og facilitere, koordinere og støtte arbejdsgrupper

  • Medvirke til at beskrive målene for arbejdsgrupperne (sammen med styregruppen) .

  • Medvirke til at identificere arbejdsgruppemedlemmer, invitere og engagere arbejdsgruppe medlemmer samt informere medlemmerne om deres rolle.

  • Rådgive og vejlede arbejdsgrupperne om udviklingen af specifikke mål, målinger og implementeringsstrategier der støtter op om initiativets fælles dagsorden.

  • Udarbejde køreplan for og medvirke til at planlægge arbejdsgruppemøder. Bidrage til at lave dagsordener til møder (f.eks. ved at lave udkast) . Hjælpe formandsskabet for arbejdsgrupperne med at udarbejde mødemateriale (herunder præsentationer).

  • Undersøge emner, der er relevante for udviklingen og valg af strategier . Hjælpe arbejdsgruppens formandsskab med at sikre afrapportering i relevante fora (f.eks. i styregruppe).

  • Hjælpe arbejdsgruppens formandskab med at indarbejde feedback fra styregruppen ift. mål, målinger og strategier .

  • Følge op og planlægge ’næste skridt’ efter arbejdsgruppemøder. Styre/sikre logistikken omkring arbejdsgruppemøder.

Løbende evaluering og læring

  • Monitorere og analysere fremdrift ift. de strategier og mål, som er defineret af arbejdsgrupper.

  • Udvikle indikatorer for de opstillede resultater. Udvikle rammer og processer for indsamling af data.

  • Følge indikatorerne der er relateret til arbejdsgrupper for at evaluere fremskridt og for at kunne understøtte forbedringer.


Karen Pedersen