Gode møder

Engagement er vigtigt i et vellykket collective impact-initiativ. Hvordan designes møder, der støtter formålet, er interessante og sikrer, at de relevante aktører dukker op?

 
Pinving 6.jpeg

Løbende kommunikation er et af principperne i collective impact. Det indebærer ofte rigtig mange møder. Det er vigtigt at skabe rammer og aktiviteter, hvor aktørerne kan mødes, opbygge relationer og tillid, opretholde momentum og sikre gensidig forpligtende aktiviteter mellem parterne. Særligt i starten kan der være behov for at holde mange møder.

Mange møder giver også risiko for, at man oplever stilstand, hvis man ikke føler at der sker fremskridt i initiativet, og man måske ikke ser sin egen deltagelse som relevant. I værste fald kan en endeløs række af møder uden klare fremskridt ende med at suge energien ud af initiativet.

Engagement er kodeordet i et vellykket collective impact-initiativ, og mødernes form, indhold og kvalitet er vigtige for skabe et engagement. Et godt arbejdsredskab for møder er en klar drejebog, som gør det klart, hvad der skal ske under mødet, hvem der skal gøre hvad, hvad formålet er med hvert enkelt punkt på mødet, og hvordan der samles op på punkterne.

Opmærksomhedspunkter for gode møder

Følgende kan bidrage til det gode møde:

  • Et klart formål med mødet
    Formålet med mødet skal være kendt af deltagerne på forhånd. Formen på mødet skal altid være styret af den funktion, mødet har. Hvis der ikke er et klart formål med mødet, så lad vær med at holde det.

  • En klar rollefordeling og uddelegering af ansvarsområder
    Udpeg en facilitator til at styre mødets gang. Facilitatoren skal løbende informere deltagerne om intentionen bag hvert enkelt step i mødet. Facilitatoren skal også bidrage til at skabe engagement ved at byde ideer og perspektiver velkommen, sætte tid af til spørgsmål samt italesætte og adressere forskellige dynamikker og eventuelle konflikter. Det er også facilitatorens opgave at sørge for at overholde tidsplanen for at vise deltagerne, at deres tid respekteres.

  • En opmærksomhed på de fysiske rammer
    Lange borde skaber et fokus på formalitet, autoritet og eksisterende relationer. Placer i stedet deltagerne ved mindre borde med 4-6 personer for at skabe bedre muligheder for ligeværdig interaktion. Relationer har betydning, så skab muligheder for forskellige samtaler og forbindelser, ved at personer fra forskellige sektorer og med forskellige positioner blandes.

  • En klar procedure for, hvordan mødet skal forberedes og evalueres
    Den mødeansvarlige samler efter hvert møde op på pointerne fra mødet og sender referat ud. Det også vigtigt løbende at evaluere møderne blandt deltagerne, eksempelvis hvert halve år. Her kan deltagerne fx få lov til at bedømme møderne i forhold til, om de lever op til målene med at holde dem og om formen på møderne overordnet set fungerer.

 
Karen Pedersen